YOGYAKARTA – Kantor Urusan Agama (KUA) Gondomanan tengah memacu program digitalisasi arsip nikah sebagai bagian dari transformasi digital Kementerian Agama. Namun, upaya penyelamatan dokumen negara ini bukan tanpa hambatan. Petugas di lapangan kerap menemui kendala teknis saat memproses buku atau akta nikah terbitan tahun lama.
Kendala Fisik dan Dialek Tulisan
Faktor usia dokumen menjadi tantangan utama. Banyak lembaran akta yang kondisinya sudah menguning, robek, hingga tinta yang mulai pudar dimakan usia. Selain kerusakan fisik, petugas penginput data sering mengalami kesulitan membaca gaya tulisan tangan petugas zaman dahulu yang belum terstandarisasi.
"Gaya tulisan yang bervariasi, mulai dari model miring hingga tulisan latin yang sulit terbaca, sering memicu inkonsistensi," ungkap salah satu petugas. Penggunaan ejaan lama juga menjadi tantangan tersendiri bagi petugas saat ini yang lebih terbiasa dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
Strategi Verifikasi Tiga Lapis
Guna mengatasi kebuntuan tersebut, KUA Gondomanan menerapkan inovasi "Tim Verifikasi 3 Lapis" untuk menjamin akurasi data. Sistem kerja ini melibatkan tiga peran utama:
- Satu petugas khusus melakukan pemindaian (scan) dokumen.
- Satu petugas bertugas membaca teks asli.
- Satu petugas bertugas melakukan validasi akhir.
Jika masih ditemukan keraguan dalam pembacaan identitas, tim akan melakukan diskusi bersama guna menentukan interpretasi yang paling tepat. Prinsip utamanya adalah menjaga autentisitas: penulisan kembali tetap mempertahankan ejaan lama sesuai dokumen sumber tanpa mengubah satu huruf pun.
Investasi Pelayanan Masa Depan
Langkah mendetail ini diambil karena akta nikah dianggap sebagai dokumen bersejarah yang nilainya tak lekang oleh waktu. Meskipun proses di awal terasa lebih rumit dan menyita waktu, digitalisasi ini diproyeksikan akan mempermudah masyarakat di masa depan. Dengan adanya pangkalan data digital yang akurat, pelayanan permohonan salinan akta nikah di KUA Gondomanan nantinya dapat dilakukan dengan jauh lebih cepat dan efisien. (Hermin)
